【ペーパーレス道場その1】業務改善のアイデア出しに必要な考え方とは?

今回はペーパーレス化シリーズ第1弾となります!

どこに業務改善の余地があるのか?
何が無駄なのか?

今から業務改善を考えている方!

そのアイデアを出しに必要な考え方をまとめました!

こんな方におすすめ
  • いま業務改善を求められている現場の方
  • ITに弱く業務改善の始め方が分からない

特にIT化が進んでない小規模事業者や中小企業の方々に向け

動画で見たい方はコチラ

業務改善の必要はあるのか?

かじむー

まずは本当にいま業務改善が必要なのか?考えていきましょう!

コロナによる売上減少

NHK資料からアンケート結果を見てみると
全体の68%の企業が売り上げ減少しております!

また業界別で見てみると
宿泊業飲食業で最も売り上げが減少しているのです!
他にも製造業建設業卸売業でも減少傾向が見られます!

労働時間の増加

厚生労働省の労働時間における統計データを見てみる!

すると所定外労働時間(残業時間)について驚きの結果!

令和2年から令和3年にかけて
9.7時間(5.1%)増

さらに速報値で
令和3年の1月と令和4年の1月を比べると
9.6時間(4.1%) 増加

労働生産性の低下

売上が減っていく中
労働時間が増えているという状況は
労働生産性が低下していると言えるでしょう!

つまり労働生産性を上げるために
作業の効率化をしていく必要がありますね!

労働生産性を上げるには?

かじむー

では労働生産性を上げるためにどうすれば良いか考えてみましょう!

労働生産性を下げてしまう作業とは?

まずは労働生産性を下げてしまう作業とは何か?
考えてみましょう!

01.データを紙で管理

例えば顧客データや在庫データを紙で管理していると
情報を探すのに時間がかかってしまいます

02.情報を目視して転記

例えば注文書を目で確認してExcelに転記していると
ミスも起きやすく、時間もかかります

03.情報共有を紙で行う

例えば社内連絡を紙に印刷して配っていると
紙が増えると場所を取り管理が面倒になります。

労働生産性を上げるには?

こういった手作業の部分を出来るだけ自動化していく事で
労働生産性を上げることができますね!

方法としては

  • 外部のツールを導入
  • ツール開発を外注
  • 社内でツール開発

などがあるでしょう!

今はプログラミングが出来なくても
自動化できるツールは充実してます!

プログラミング不要!?PowerQueryでデータ転記・加工を自動化! RPAでプログラミングは不要!?PowerAutomateDesktopでスクレイピングしてみた!

しかし問題は

どこに改善の余地があるのか?

これまで効率化を考えた事が無い人にとって

何が無駄な作業なのか?

ピンとこないと思います。

その考え方を紹介していきます!

業務改善の考え方とは?

かじむー

それでは業務改善の考え方を紹介します!

同じことを何回もしない

この考え方です!

「いや、当たり前じゃねーかっ!」とツッコミたい方もいるでしょう!

でもこれが案外できていません!

というより

「同じことを何回もしている」と
認識できていないまま作業しているパターンが多い!

なぜこれが大事か?

それは「同じことを何回もやる」は

ロボットの方が得意だからです!

そんな単純作業はロボットにやらせてしまえばいいのです!

それでは例を挙げて見てみましょう!

業務改善の例

例1)資料作成

発表資料を毎回1から作り始めたり…
日報を毎日1から書き始めたり…
月替わりに勤怠表を1から作り直したり…

これって毎回何が 同じ で何が 違う のか?

「デザインする」が同じ
「書く内容」が違うだけですね!

つまり「デザインする」という同じことを何回もしてわけです!

おすすめの効率化

この場合は「テンプレート」を作るといいですね!
テンプレートを使い回せばかなり効率的になりますね!

例2)転記、貼付け

紙面やPDF等から必要な情報を目で見てExcelに打ち込んだり…
Webサイトの情報を毎回Excelに手打ちしたり…
画像を1枚1枚Excelに貼り付けたり…

これってある場所からある場所へ
「コピペする」が同じだけで
「コピペする内容」が違うだけですね!

つまり「コピペする」という同じことを何回もしているわけです!

おすすめの効率化

この場合は「動作を記録して再現する」方法がいいですね!
具体的にはプログラミングなどを使って
同じ動作をPCに覚えさせて使いたい時に再現させます!

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例3)情報共有

毎回プロジェクト進捗を口頭で説明する…
毎回作業内容を説明する…
毎回似たような質問に対して説明する…

これって毎回一人一人に
「説明する」が同じ
「説明する内容」が違うだけですね!

つまり「説明する」という同じことを何回もしているわけです!

おすすめの効率化

この場合は「皆が見る場所に説明を残す」方法がいいですね!
Notion, Backlog, Trello, Asana,…など色々サービスが充実しているので
現場に合うサービスを導入してみましょう!

次回は実際に自動化をしていきます!

皆さんの業務の中に思い当たる業務はありましたか?

次回は「受注作業」に焦点をおいて
ペーパーレス化を考えていきましょう!

実際に自動化をしていきながら
どんな方法があるのか紹介していきます!

【ペーパーレス道場その2】PDFや紙のデータをエクセル化する方法!

かじむー

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