今回はペーパーレス化シリーズ第1弾となります!
今から業務改善を考えている方!
そのアイデアを出しに必要な考え方をまとめました!
- いま業務改善を求められている現場の方
- ITに弱く業務改善の始め方が分からない方
特にIT化が進んでない小規模事業者や中小企業の方々に向け
業務改善の必要はあるのか?
かじむー
コロナによる売上減少
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NHK資料からアンケート結果を見てみると
全体の68%の企業が売り上げ減少しております!
また業界別で見てみると
宿泊業と飲食業で最も売り上げが減少しているのです!
他にも製造業や建設業・卸売業でも減少傾向が見られます!
労働時間の増加
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厚生労働省の労働時間における統計データを見てみる!
すると所定外労働時間(残業時間)について驚きの結果!
令和2年から令和3年にかけて
9.7時間(5.1%)増加!
さらに速報値で
令和3年の1月と令和4年の1月を比べると
9.6時間(4.1%) 増加!
労働生産性の低下
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売上が減っていく中
労働時間が増えているという状況は
労働生産性が低下していると言えるでしょう!
つまり労働生産性を上げるために
作業の効率化をしていく必要がありますね!
労働生産性を上げるには?
かじむー
労働生産性を下げてしまう作業とは?
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まずは労働生産性を下げてしまう作業とは何か?
考えてみましょう!
01.データを紙で管理
例えば顧客データや在庫データを紙で管理していると
情報を探すのに時間がかかってしまいます。
02.情報を目視して転記
例えば注文書を目で確認してExcelに転記していると
ミスも起きやすく、時間もかかります。
03.情報共有を紙で行う
例えば社内連絡を紙に印刷して配っていると
紙が増えると場所を取り管理が面倒になります。
労働生産性を上げるには?
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こういった手作業の部分を出来るだけ自動化していく事で
労働生産性を上げることができますね!
方法としては
- 外部のツールを導入
- ツール開発を外注
- 社内でツール開発
などがあるでしょう!
今はプログラミングが出来なくても
自動化できるツールは充実してます!
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![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2021/03/アイキャッチ96-160x160.png)
しかし問題は
どこに改善の余地があるのか?
これまで効率化を考えた事が無い人にとって
何が無駄な作業なのか?
ピンとこないと思います。
その考え方を紹介していきます!
業務改善の考え方とは?
かじむー
同じことを何回もしない
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この考え方です!
「いや、当たり前じゃねーかっ!」とツッコミたい方もいるでしょう!
でもこれが案外できていません!
というより
「同じことを何回もしている」と
認識できていないまま作業しているパターンが多い!
なぜこれが大事か?
それは「同じことを何回もやる」は
ロボットの方が得意だからです!
そんな単純作業はロボットにやらせてしまえばいいのです!
それでは例を挙げて見てみましょう!
業務改善の例
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例1)資料作成
発表資料を毎回1から作り始めたり…
日報を毎日1から書き始めたり…
月替わりに勤怠表を1から作り直したり…
これって毎回何が 同じ で何が 違う のか?
「デザインする」が同じで
「書く内容」が違うだけですね!
つまり「デザインする」という同じことを何回もしているわけです!
例2)転記、貼付け
紙面やPDF等から必要な情報を目で見てExcelに打ち込んだり…
Webサイトの情報を毎回Excelに手打ちしたり…
画像を1枚1枚Excelに貼り付けたり…
これってある場所からある場所へ
「コピペする」が同じだけで
「コピペする内容」が違うだけですね!
つまり「コピペする」という同じことを何回もしているわけです!
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例3)情報共有
毎回プロジェクト進捗を口頭で説明する…
毎回作業内容を説明する…
毎回似たような質問に対して説明する…
これって毎回一人一人に
「説明する」が同じで
「説明する内容」が違うだけですね!
つまり「説明する」という同じことを何回もしているわけです!
次回は実際に自動化をしていきます!
皆さんの業務の中に思い当たる業務はありましたか?
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次回は「受注作業」に焦点をおいて
ペーパーレス化を考えていきましょう!
実際に自動化をしていきながら
どんな方法があるのか紹介していきます!
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かじむー