今回はペーパーレス化シリーズ第4弾となります!
前回は受注専用のフォーム画面をGASで作り
入力データをNotionを使って自動反映させました!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/アイキャッチ112-160x160.png)
今回は受注データの管理だけでなく
社内のプロジェクト管理や日報を
Notionで管理する方法を紹介します!
こんな方は是非この記事を読んでみて下さい!
- いま業務改善を求められている現場の方
- ITに弱く業務改善の始め方が分からない方
特にIT化が進んでない小規模事業者や中小企業の方々に向け
タスク管理の課題
かじむー
受注管理
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_01-1024x576.png)
まずは今回のシリーズで
ずっと取り扱ってきた受注管理について!
もし電話やFAX・メールなんかで対応していたら
その内容をExcelなど管理する先への
手入力が発生しますよね!
こうなると
「入力に時間がかかる」
「入力ミスが発生しやすい」
など、会社全体の労働生産性を下げてしまう
原因になりますよね!
また商品の個数を誤ってしまうと
在庫管理にも影響が出てきてしまいます!
プロジェクト管理
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_02-1024x576.png)
次にチームで行うプロジェクト管理について!
もしプロジェクトの各工程やスケジュール・担当者を
紙に印刷して配って各自で管理していると・・・
対応者にとっては、紙の量が増えると
「持ち歩きが難しく探す手間も増える」
また管理する側は、追加や修正の度に
「再度印刷または手修正」
という感じで、管理の手間がかかります!
これも会社全体の労働生産性を下げる
原因になりますよね!
日報管理
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_03-1024x576.png)
最後に日報の管理について!
もし日報を紙とかExcelで管理していると・・・
まず日報の中身を共有できないので
役立つ情報を専有してしまいます!
他の人が役立つノウハウを書いていても
周りに共有できないのでかなり勿体ない!
そしてこれも修正や管理が手間!
人の数だけ印刷する紙が必要ですし
人の数だけファイルが必要になります!
という事で、
管理に時間を奪われるし
中身が可視化されないので
これもまた労働生産性を下げてしまいますね!
受注管理を見やすく可視化!
かじむー
一元管理するページを作成
まずは「受注管理」「プロジェクト管理」「日報管理」を
一元管理するページを作成!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_04-1024x576.png)
ページ名を「社内タスク」とでもしておきましょうか!
ちなみに全体を左寄せしたい場合は
画像内の赤枠に沿って
「3点マーク」から「左右の余白を縮小」です!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_05-1024x576.png)
ページ内に「見出し2」から
「受注管理」「プロジェクト管理」「日報管理」と入力!
その見出しをドラッグして横に並べる事も可能です!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_06-1024x576.png)
受注データを「クライアント」別に管理する
では本格的に「受注管理」のページを作成していきます!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_07-1024x576.png)
前回の記事で見せた、既存の受注表を
「受注管理ページ」にリンクさせて表示します!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_08-1024x576.png)
「リンクドビュー」を選ぶと
既存のデータをリンクさせることができます!
受注表をリンクさせた後
「未対応」「対応中」「完了」の
ステータス別で管理する形にします!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_09-1024x576.png)
「レイアウト」から「ボード」を選ぶと
ステータス別にボード形式で表示されます!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_10_2-1024x576.png)
初めボードには1つしか情報が表示されていないので
「プロパティ」から「品名」を追加する事で
「品名」がボード上に表示されます!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_11-1024x576.png)
「サブグループ化」から「会社名」を選ぶと・・・
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_12-1024x576.png)
こうする事でどのクライアントの対応が終わってないか?
というのがすぐ分かりますね!
受注データを「担当者」別に管理する
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_13-1024x576.png)
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_14-1024x576.png)
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_15-1024x576.png)
「サブグループ」から「担当者」を選ぶ!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_16-1024x576.png)
「プロパティ」から「会社名」を追加する事で
「会社名」がボード上に表示されます!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/06/113_17-1024x576.png)
このように「担当者」別で管理すると
例えば「つとむー」と言う社員が
「CCC株式会社」「山田様」からの「ネジA」注文が
未対応だという事がすぐ分かりますね!