【ペーパーレス化③】受注データの入力ミス対策!転記を無くして完全自動化!

今回はペーパーレス化シリーズ第3弾となります!

前回は受注データのエクセル転記を
RPAを使って自動化させました!

【ペーパーレス化②】PDFや紙のデータをエクセル化する方法!

今回は製造業などでよくある受注作業に焦点を絞り

前回の様に作業をそのまま自動化・・・
ではなく

根本的に見直しをしていきGASNotionを使って

受注作業を完全自動化させます!

受注データの入力ミス対策を知りたい!
効率良く自動化したい!
GASとNotionで出来る事を知りたい!

こんな方は是非この記事を読んでみて下さい!

こんな方におすすめ
  • いま業務改善を求められている現場の方
  • ITに弱く業務改善の始め方が分からない

特にIT化が進んでない小規模事業者や中小企業の方々に向け

動画で見たい方はコチラ

作業をそのまま自動化していくデメリット

かじむー

まずは前回開発した受注データ自動転記ロボットを振返りながら作業をそのまま自動化するデメリットを考えてみましょう!

前回の受注データ自動転記について

前回はPDFで届いた注文書を
Excelに転記する作業を自動化しました。

手段としてはRPAというソフトを使いました。

注文データの商品名・数量・単価・金額を
自動でExcelに転記させました。

ではこういう具合で
作業をそのまま自動化していくデメリットを考えてみます!

開発の難易度が上がってしまう

作業をそのまま自動化していこうと思うと
開発が難しくなるケースが多いです!

例えば前回作った、注文書からデータを抜き出すロボット!
この開発工程を下記記事で見てもらうと分かってもらえると思います。

画像からテキストを抽出!PowerAutomateDesktopのOCR機能を使って実践してみる!

例えば「注文書から抜き出したい場所をどうやって特定するのか?
を考えてみたとき

何か目印になる文字はないかな?あったけどどうやって抜出そうかな?
など、考えるべき事がどんどん出てきます。

やっと抜出せたとしても

余計な文字が含まれてるから消さないといけない」など
思った以上に必要な処理が増え開発に時間がかかってしまいますね。

開発後の管理が難しくなってしまう

では何とか作業をそのまま自動化したとします。

でも処理や分岐が増えすぎて
既に中身は複雑化してしまっています。

こうなると
複雑ゆえに修正が難しくなりますし
汎用性が低くなるため似た作業が発生すると
また別で開発しなければなりません!
そうなればどんどん開発物が増えてしまう!

結果、管理が難しくなってきます。

作業を根本的に見直すとは?

かじむー

こうならない為には根本的な見直しが必要だ!
当たり前!と思うかもだけどここに時間をかけないケースが多い!
では根本的な見直しとは?まずは例えで考えてみよう!

出来るだけまとめる

例えばA~Eさんの5人が
データチェックという作業をしています!

この5人の作業をそのまま自動化しようとすると
自動化ロボットが5台必要になります!

果たして本当に5台も必要でしょうか!?

ここで5つの作業を1つにまとめられないか?考えましょう!

もしチェック内容が同じで
データだけが違うならまとめられますね!

そうするとロボットは1台作れば済みます!

ロボットの管理もこれ1台だけで済む
5人がチェックを担当しなくても済みますね!

シンプルにする

作業が複雑なままだとこの1台を作るのが難しくなってしまう!

ここで作業内容をシンプルにできないか?見直しましょう!

例えば「品名に “ネジ” を 含んでたら ネジ で集計する」
こんな風に特定の文字を判定したり抜き出す工程があると
その分余計な処理が増えてしまい中身も複雑になってきます!

この場合は「品種」という項目を作っておき
品種=ネジ と言う風に管理していく事で解決できます!
そうすれば「品種」毎の集計をするだけなので
ロボットの作りも簡単で、修正もしやすい中身になりますね!

必要性を考え直す

最後にこの作業は本当に必要か?見直してみましょう!

何の為にこのチェック作業をやっているのか?
それとも形だけの作業になっていないか?
ミス防止ならデータを作る時点で
しっかり対策するべきではないか?

こんな風に根本的に見直す事で
作業がそのものが無くなる場合もありますね!

受注データの入力作業を根本的に見直す!

かじむー

では受注データの入力作業を根本的に見直してみましょう!

受注フローを1つに出来るか見直す

まず今のままだと注文書がFAXやPDFで届いてから
Excelに転記をしていく流れになっています!

これを複数人で対応している場合は
その人数分のロボットが必要になってくるので
1つの自動化で解決できる様に考えましょう!

受注作業をシンプルに出来るか見直す

中身の作業をシンプルに整理していきます!

そのまま自動化しても前回作ったロボットの様に
注文データから必要な部分を抜き出すという
中身を複雑にする処理が出てきてしまう!

ここでそもそもを考えてみる!

「注文データの入力」という作業を
全体で見ると「2回」行ってるんですね!
初めはお客様が注文内容を入力
次に自分たちがその注文内容を転記先へ入力

じゃあもうお客様が入力した内容が
そのまま転記先へ反映されればいいですよね!

これはレジカゴバックの発想ですよね!
商品を入れるという作業を1回で済ませ
自分で袋詰めしなくて済むという発想です!

つまりWeb上に注文用の
フォーム画面」を作ればいいのです!

受注内容は社内で可視化させよう

そしてペーパーレス化していく上で
情報の可視化も大事になってきます!

受注状況を特定の人だけが分かる状態より
誰でもパッとすぐわかる状態にしましょう!

こうすれば対応漏れを防ぐことができますね!
つまりお客様がフォームで入力した情報
そのまま社内で可視化されれば良いのです!

受注フォームを作って入力内容を自動反映!

かじむー

受注データの入力自体を無くし完全自動化を作ってみたぞ~!

フォーム画面はGoogleのGASを使って
社内への情報可視化にはNotionを使いました!

GASはGoogleが提供しているプログラミング言語で
HTMLCSSJavaScriptを使ってフォーム画面を作りました!

【GAS】BacklogのAPIで課題一覧取得をしてスプレッドシートに自動出力!

そしてNotionはいま注目されている
超万能な情報共有ツールです!

NotionのAPIを使ってGASと連携させました!

どちらも無料で作りました!
さてどんな感じになったか動画をご覧ください!

該当箇所から再生されます

画像で説明するとこんな感じ!

いかがだったでしょうか!?

フォーム画面を直接触ってみたい方は
下記リンクから飛んでみて下さい!

今回のNotionの画面だと
社内の人たちが見にくいと思うので・・・

次回は「社内の情報共有」をテーマに
Notionの使い方を紹介したいと思います!

社内での進捗管理などの
情報共有にお困りの方は是非次回をお楽しみに!

かじむー

社内の業務改善やペーパーレス化を
ご検討の方はお気軽にご相談ください♪