今回はペーパーレス化シリーズ第2弾となります!
前回は
「なぜ自動化が必要なのか?」
「どうやって自動化する部分を見つけるのか?」
という内容でした。
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/04/アイキャッチ_110_2-160x160.png)
今回は製造業などでよくある受注作業に焦点を絞り
PDFや紙で届いた注文書を
Excelに自動転記する方法を紹介します!
こんな方は是非この記事を読んでみて下さい!
- いま業務改善を求められている現場の方
- ITに弱く業務改善の始め方が分からない方
特にIT化が進んでない小規模事業者や中小企業の方々に向け
データを手入力するデメリット
かじむー
注文書が紙やPDFで届く場合で考えてる!
ミスが起きやすい
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_01-1024x576.png)
FAXやメールで届いた注文書に対して
顧客情報や商品名・個数・合計金額などを目で見て確認した後
Excelなどに手入力する作業が発生しますよね!
これを人間がやっていると
どうしても入力ミスが起きてしまいますよね。
しだいにミスが多くなってくると・・・
社員にとっては
修正する時間が発生して残業が増えたり
中には今後仕事が怖くなってしまいますよね!
会社にとっては
クライアントに誤った納品をしてしまったり
信用を落としてしまいますよね!
時間がかかる
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_02-1024x576.png)
注文書が1枚なら良いですが
同時に10枚・20枚届いてしまうと
入力作業だけでかなり時間が奪われてしまう!
企画を作ったり、計画を立てたり、分析を行ったりと
頭を使って考えなきゃいけない作業に
なかなか手が回らないという状況になってきます。
社員にとっては
残業が増える原因になりワークライフバランスが崩れたり
会社にとっては
受注から納品までのサイクルが長くなり
受注数に限界がきて売り上げが伸びなくなる。
このようなデメリットが考えられますね!
データ入力を自動化する方法
かじむー
RPAで自動化をしてみよう!
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今回自動化に使うものはRPAというソフトを使います!
知りたい方は下記の動画冒頭をご覧ください。
とりあえずRPAとは
作業を代行させるロボット
という認識で問題ありません!
RPAにはいくつか種類がありますが
今回はPowerAutomateDesktopを使います!
Microsoft無償提供のRPAソフトで
Windowsユーザーなら無料で使えます!
インストールしてみたい方は
以下の記事を参考にしてみて下さい!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2021/03/アイキャッチ96-160x160.png)
紙からデータをExcelに自動転記する
かじむー
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_04-1024x576.png)
届いた紙の注文書をスキャンして画像にした後
「品名」「個数」「単価」「金額」を画像から抽出し
Excelに転記する作業を自動化していこうと思います!
と難しく思う方もいらっしゃるでしょう!
しかしこんな難しい機能もPowerAutomateDesktopに
備わっているんです!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_05-1024x576.png)
OCRという機能で
読込みたい画像を選ぶだけで
画像から文字を抜き出してくれます!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_06-1024x576.png)
上の画像の様に画像から文字を抜き出せてますね!
後は赤枠部分をExcelに出力させれば自動化完了です!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_07-1024x576.png)
はい!これで紙からのデータ転記を自動化できました!
かじむー
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/アイキャッチ115-160x160.png)
該当箇所から再生されます。
PDFからデータをExcelに自動転記する
かじむー
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_08-1024x576.png)
届いたPDFの注文書が上の画像だとします!
「品名」「数量」「単価」「金額」をPDFから抽出し
Excelに転記する作業を自動化していこうと思います!
と難しく思う方もいらっしゃるでしょう!
しかしこれもPowerAutomateDesktopで簡単にできます!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_09-1024x576.png)
PDFを操作する機能が揃っているので
その中の「PDFからテーブルを抽出する」を使い
簡単にデータを抜き出すことができます!
後はそれをExcelに出力すれば自動化完了ですね!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_10-1024x576.png)
はい!これでPDFからのデータ転記を自動化できました!
該当箇所から再生されます。
労働生産性は上がったのか?
かじむー
一時的な労働生産性の向上
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_11-1024x576.png)
さて今回はRPAソフトPowerAutomateDesktopを使って
データの転記作業を自動化してみました!
確かにこれで今後の作業が楽になり
労働生産性が上がりますよね!
そんな一時の安心感を与えてくれます!
今回の取組は間違いではありませんが
一時的な効果しかありません!
面倒な作業や複雑な作業に対して
その作業工程のまま自動化ツールを作ってしまうと
後々労働生産性を下げてしまう事が発生します・・・。
ではもっと良い方法があるのか…?
次回はもっと良い方法を紹介します!
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/111_12-1024x576.png)
もっと良くしていくためには
その場の効率化ではなく
根本的な見直しが必要になってきます!
これについては次回の記事で紹介します!
今回のRPAとは別の方法で受注作業を
ペーパーレス化していきます!
気にある方は是非次回もご覧ください!
かじむー
![](https://kajimublog.com/wp-content/uploads/2022/05/アイキャッチ112-160x160.png)