【PowerAutomate】メール受信をトリガーにしたスプレッドシートへの自動同期術！

「社内ではExcel、でも取引先との共有はGoogleスプレッドシート… このデータのコピペ、なんとかならないの？」

日々の業務で、ExcelとGoogleスプレッドシート、両方を使っている方は多いのではないでしょうか？
特に、社内システムから出力されたExcelデータを、外部共有のためにGoogleスプレッドシートに転記する作業。

手作業でコピペを繰り返していませんか？

単純な作業に見えても、件数が増えれば時間はかかるし、コピペミスも起こりがち。
「たったこれだけの作業なのに時間がもったいない！」と感じている方も少なくないはずです。

その面倒なコピペ作業、Power QueryとPower Automateで自動化できます！

今回はメールで受け取ったExcelファイルのデータを、自動でGoogleスプレッドシートに同期する方法をご紹介します。

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全体の設計

今回も活躍するのは、業務改善の強力な味方
Power QueryとPower Automateです。

Power Query: 今回は、送信されるExcelファイルの中身を事前に整理するために使用します。
Power Automate: メール受信をきっかけに、Excelデータの取得からGoogleスプレッドシートへの書き込みまで、一連の流れを自動化します。

この2つを組み合わせることで
「メールで届いたExcelデータを、指定のGoogleスプレッドシートに自動で反映させる」という
仕組みが実現可能です。

今回の仕組みを導入すると、以下の流れが自動で実行されます。

つまり、あなたがやることは、送られてきたメールを確認することだけ！
面倒なファイルのダウンロード、コピペ、アップロードといった作業は一切不要になります。

Power Automateでスムーズに処理を進めるために
送信されるExcelファイルの事前準備を行います。

Power Queryを使って
顧客データが含まれるExcelファイルを事前に以下のように処理します。

データ読み込み: 元となる顧客リストをPower Queryに読み込みます。
データ分割 (参照): Power Queryの「参照」機能を利用し、元のクエリを複製。これにより、元データに変更があっても、他のクエリに自動で反映されるようになります。
ステータスごとにフィルター: 複製したクエリそれぞれにフィルターをかけ、「新規」「既存」「休眠」のステータスを持つ顧客データのみを抽出します。
Excel出力: フィルター後のデータを、それぞれ「新規」「既存」「休眠」という名前のシートに出力します。